Réponse courte
Pour gérer une absence sans désorganiser les rendez-vous, bloquez uniquement la personne concernée, repérez les créneaux déjà engagés, réaffectez chaque rendez-vous à un membre qualifié et libre lorsque c’est possible, puis annulez et prévenez le client lorsque aucune solution ne convient.
Quelle différence entre une absence et une fermeture ?
Une absence concerne une personne pendant une période précise. Une fermeture concerne toute l’activité. Confondre les deux retire inutilement des créneaux alors que d’autres membres peuvent parfois assurer les rendez-vous.
Kacture enregistre une absence sur une journée entière, plusieurs dates incluses ou une plage horaire précise. Il organise les rendez-vous, mais ne gère pas les demandes, soldes ou validations juridiques de congés d’un outil RH.
Que faire lorsqu’une absence rencontre des rendez-vous existants ?
Avant de confirmer l’absence, identifiez tous les rendez-vous qui chevauchent la période. Ils ne doivent pas disparaître silencieusement du planning. Chaque conflit demande une décision explicite : conserver le rendez-vous avec un autre membre, ou l’annuler si aucune solution correcte n’existe.
Vérifiez la prestation et les compétences nécessaires.
Recherchez un membre actif, au travail, libre et qualifié.
Contrôlez aussi le matériel gelé sur le rendez-vous.
Prévenez le client après la décision, pas avant qu’elle soit confirmée.
Quand réaffecter et quand annuler ?
Réaffectez lorsque la prestation, l’horaire et les ressources restent compatibles. Le changement de membre ne doit pas modifier la date, le prix ou l’acompte du rendez-vous. Si aucun membre n’est disponible, l’annulation par le prestataire doit suivre les règles annoncées et rembourser l’acompte concerné.
Cette situation part d’une indisponibilité interne. Elle est différente d’une annulation demandée par le client, expliquée dans le guide gérer les annulations de rendez-vous.
Quelle méthode réduit les perturbations du planning ?
Saisissez les absences dès qu’elles sont certaines, gardez des horaires individuels à jour et contrôlez les conflits avant de confirmer. Le planning d’équipe Kacture relie ces informations aux disponibilités proposées à la réservation.
Pour les règles légales de prise des congés dans une entreprise, consultez la source officielle de Service-Public.fr : Kacture ne remplace pas ce processus RH.
Questions fréquentes
Peut-on bloquer seulement quelques heures ?
Oui. Une absence peut couvrir une plage précise, une journée entière ou plusieurs dates.
Kacture valide-t-il les demandes de congés ?
Non. Il bloque les disponibilités utiles aux rendez-vous, sans gérer le processus RH de demande et d’approbation.
Une réaffectation change-t-elle le rendez-vous ?
Elle change uniquement le membre affecté. La date, le prix et l’acompte restent ceux du rendez-vous existant.