Réponse courte
Pour gérer les disponibilités d’une équipe, associez d’abord chaque prestation aux personnes capables de la réaliser, définissez leurs horaires habituels, ajoutez les absences, puis vérifiez séparément les capacités en personnel et en matériel avant d’ouvrir les créneaux.
Par quoi commencer pour construire les disponibilités ?
Commencez par les contraintes stables : durée de chaque prestation, personnes capables de la réaliser, horaires habituels et temps réellement nécessaire. Un créneau ne doit pas être publié simplement parce qu’une case paraît vide dans un calendrier.
Prestations : associez chaque service aux membres réellement qualifiés.
Horaires : définissez les jours et plages habituels pour chaque personne.
Absences : bloquez les périodes exceptionnelles dès qu’elles sont connues.
Ressources : ajoutez le matériel indispensable lorsqu’il limite aussi la capacité.
Comment répartir les rendez-vous entre plusieurs membres ?
Deux parcours sont possibles. Le client choisit une personne lorsque cette préférence a du sens, ou sélectionne « Peu importe » pour obtenir le premier créneau compatible. Dans Kacture, l’attribution automatique ne retient que les membres actifs, associés à la prestation, au travail et libres sur toute sa durée.
Pour voir le résultat dans le produit, consultez le planning d’équipe relié aux rendez-vous. L’agenda professionnel permet ensuite de lire toute l’équipe ou de filtrer un membre.
Quelles capacités faut-il vérifier avant de proposer un créneau ?
La capacité humaine répond à la question « qui peut réaliser la prestation ? ». La capacité matérielle répond à « l’équipement nécessaire est-il libre ? ». Une personne disponible ne suffit pas si la cabine, la table, le véhicule ou un autre matériel partagé est déjà mobilisé.
Les rendez-vous déjà confirmés doivent rester la source de vérité. Détacher ensuite un équipement d’une prestation ne doit jamais rendre libre un créneau déjà vendu : la ressource utilisée doit rester rattachée au rendez-vous concerné.
Comment ouvrir les créneaux progressivement ?
Choisissez un horizon de réservation raisonnable, testez quelques prestations et effectuez une réservation comme un client. Vérifiez ensuite l’agenda de l’équipe, les absences et les équipements avant d’élargir la période proposée.
Une disponibilité fiable vient de règles simples et à jour, pas d’une promesse de planning « optimisé » automatiquement. Le guide sur les congés et absences traite les exceptions qui touchent des rendez-vous déjà engagés.
Questions fréquentes
Faut-il afficher tous les membres au client ?
Non. Le choix peut être masqué et l’attribution se fait alors parmi les membres compatibles et disponibles.
Une absence ferme-t-elle toute la journée ?
Non. Elle bloque seulement la personne et la période concernées. Les autres membres peuvent rester réservables.
Un matériel partagé peut-il limiter les créneaux ?
Oui. Lorsqu’il est indispensable à la prestation, sa disponibilité doit être contrôlée séparément de celle des personnes.